Digitalisieren – was heißt das eigentlich?

Die Digitalisierung ist in aller Munde. „Die Sammlung muss unbedingt digitalisiert werden“ – dieser Arbeitsauftrag dräut fast allen, die in den letzten Jahren eine Kurator:innenstelle neu übernommen haben. Doch was meint das Digitalisieren eigentlich, und was bedeutet es in der Praxis? Ein Beispiel aus Heidelberg.

„Unter Digitalisierung (von lat. digitus, Finger und engl. digit, Ziffer) versteht man das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate und ihre Verarbeitung oder Speicherung in einem digitaltechnischen System“, sagt Wikipedia, ihres Zeichens Online-Enzyklopädie und ein frühes Beispiel eben jener Umwandlung, z.B. gedruckter Lexika in digitale – und dynamische – Formen. Überträgt man diese Definition auf Museen und Sammlungen, meint die Digitalisierung umfassende Maßnahmen wie

• das Scannen oder Fotografieren sämtlicher Dokumente zu Objekten und zur Sammlungsgeschichte, z.B. Karteikarten, Inventar- und Erwerbsbücher, Korrespondenzen, Restaurierungsberichte, Fotos zu Sammlung und den Objekten u.v.m.;
• die digitale Erfassung der Objekte selbst mit bildgebenden Verfahren wie Fotografie, Film, 3D-Scanning oder CT-Scanning;
• die digitale Erfassung von Informationen („Metadaten“) zu den Objekten wie Material, Gattung, Datierung, Herkunft, Restaurierungen, Versicherungswerte o.a. zur eigenen, sammlungsinternen Dokumentation oder als frei verfügbare Daten;
• die Einspeisung all dieser Daten – Dokumente, Bildformate und Metadaten – in ein digitales Speichersystem wie eine Datenbank, das die Informationen jederzeit abrufbar und systematisch durchsuchbar macht – ob lokal und offline oder online und öffentlich verfügbar.

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Diese massiven Aufgaben bedeuten für Institutionen einen enormen Arbeitsaufwand; in universitären Sammlungen, die in der Regel von einzelnen Personen betreut werden, sind sie im normalen Tagesbetrieb kaum zu bewältigen. Neben Lehre, Forschung, Veranstaltungsorganisation, Öffentlichkeitsarbeit, Leihverkehr und Co. bleibt normalerweise wenig Zeit für die eigentliche Sammlungsverwaltung. Die Generation der Kurator:innen, die derzeit in universitären archäologischen Sammlungen arbeiten, steht der Digitalisierung allein gegenüber: Sie hat zumeist noch komplett analog verwaltete Sammlungen geerbt und soll nun den Übergang ins Digitale schaffen. Der allgemeine Wunsch nach „Digitalisierung“ – von Seiten der Universitäten, Institute und Kolleg:innen – ist dabei gepaart mit viel Unwissen, denn welche Arbeitsschritte dieser komplexe Prozess erfordert, ist an obersten Stellen kaum bekannt oder wird nicht bedacht. Wer mit der eigentlichen Umsetzung betraut ist, wird dagegen mit vielen organisatorischen und praktischen Hürden konfrontiert. Das Digitalisieren ist ein mittlerweile alltägliches Wort, das salopp – und ohne ein Bewusstsein für seine Implikationen – überall gebraucht wird. Dabei stehen hinter dem Akt selbst auch noch Fragen nach der langfristigen sicheren, nachhaltigen Speicherung der digitalen Daten und der damit verbundenen Kosten. Nicht zuletzt geht die Digitalisierung einher mit juristisch zum Teil noch nicht gelösten Problemen im Umgang mit Bild- und Nutzungsrechten.

Was nun bedeutet das Digitalisieren in der Praxis der Sammlungsarbeit? Hierfür werfen wir einen Blick in die Heidelberger Antikensammlung, wo die Digitalisierung der Bestände schon aus dem Arbeitsalltag heraus eine Notwendigkeit war. Denn für eine Kuratorin, die eine Sammlung erst völlig neu kennenlernen muss, stellt das in vielen Sammlungen bislang noch gängige analoge System ein Problem dar: Ein Schrank voller Karteikarten, welche die oftmals einzigen Informationen zu den Objekten beinhalten, so sie denn konsequent beschriftet und aktualisiert wurden. In Heidelberg existieren Karteikarten zu allen großformatigen Abgüssen und zu knapp der Hälfte der originalen Objekte. Zu der anderen Hälfte der Originalobjekte liefert der Karteikartenschrank gar keine Informationen. Vor allem aber – und das ist wohl die größte Schwierigkeit, wenn man sich in eine Sammlung erst einfinden muss – enthalten die Karteikarten keine Angaben zu den Aufbewahrungsorten der Objekte. Wie also ein Objekt finden, von dem ein Kollege Fotos oder Angaben erfragt, wenn man seinen Standort nicht kennt? Dieses Alltagsproblem machte eine digitale Erfassung der Originalobjekte mit Inventarnummern, Basisdaten und Standorten unumgänglich.

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Digitale Sammlungsinventur

Da es unmöglich ist, rund 9.000 Objekte als Kuratorin alleine zu erfassen, fand im März 2018 eine große Sammlungsinventur statt, an der Studierende des Instituts teilnehmen, so die Sammlung kennenlernen und Leistungspunkte erwerben konnten. Mit 18 Studierenden konnten so in drei Tagen knapp 5.000 Objekte in einer Exceltabelle erfasst werden. Neben Standort, Material, Gattung, Herkunft wurden dabei auch sämtliche (modernen) Beschriftungen und Etiketten auf den Objekten dokumentiert. Zum Teil enthalten sie alte Inventarnummern aus der Geschichte der Antikensammlung und können so Aufschluss über die Systematisierung oder Gruppierung von Objekten geben und damit auch u.U. über den Zeitpunkt, zu dem die Objekte erworben wurden. Solche Nummern oder Ortsangaben auf den Objekten können aber auch aus der Zeit der Ausgrabung oder des Verkaufs der Stücke stammen und wertvolle Hinweise zu deren Herkunft und Objektbiografie liefern. Aufgrund ihres Alters beginnen sich viele der Etiketten heute abzulösen, und Beschriftungen in Tinte verbleichen. Deshalb hatte die Dokumentation auch dieser Informationen höchste Priorität. Möglicherweise kann eine systematische Analyse der Beschriftungen und Etiketten, in Verbindung mit der Lektüre alter Inventarbücher, auch zeigen, welche Objekte in Gruppen erworben wurden. Das ist jedoch Arbeit für ein längerfristiges Projekt zu den Provenienzen der Sammlungsbestände, die – wie vielerorts – nur lückenhaft dokumentiert sind.

Die nach der Inventur übriggebliebenen 4.000 Originalobjekte wurde im Laufe der Jahre 2018 und 2019 gemeinsam mit den Sammlungshilfskräften weiter erfasst und die Basisdaten um Informationen von den Karteikarten sowie um Literaturverweise ergänzt. Ebenso waren etliche redaktionelle Durchgänge notwendig, um Felder anzugleichen, Begriffe und Schreibweisen zu vereinheitlichen. Die Exceltabelle ermöglicht es damit nun, in einfacher Form z.B. nach Objektgattungen zu filtern oder die Standorte von Objekten herauszufinden. Bei komplizierteren Fragen nach der korrekten Inventarnummer können alte und aktuelle Nummern gesucht werden. Das digitale Inventar ist auch für den 2021 bevorstehenden Umzug der Sammlung in die neue Gebäudehälfte mit Hilfe einer Museumsspedition notwendig, um Ist- und Soll-Zustand abzugleichen und die neuen Standorte sofort dokumentieren zu können. Noch sind wir zwar von einer eigenen, internen Datenbank zu sämtlichen Objekten weit entfernt, aber die Exceltabelle bedeutet dennoch eine enorme Arbeitserleichterung. Sie ist zudem die Vorstufe und Vorbereitung der Online-Präsentation der Sammlungsbestände auf der Bilddatenbank heidICON der Universitätsbibliothek Heidelberg. Die Metadaten (Informationen) zu den Objekten aus der Exceltabelle müssen dort gemeinsam mit Fotos eingespielt werden.

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Datenbanken und Swarm Intelligence

Bis 2017 waren in der Antikensammlung in mehrjährigen Fotokampagnen fast alle 1.200 großformatigen Gipsabgüsse und einige hundert Originalobjekte der Dauerausstellung digital fotografiert worden, so dass eine beispielhaft große Sammlung hochauflösender Fotos bereits zur Verfügung stand. Die Fotos sind jedoch nur ein Teil der Digitalisierungsarbeit, müssen doch auch die Informationen (Metadaten) zu den fotografierten Objekten online verfügbar gemacht werden. Dafür steht an der Universität Heidelberg die Bilddatenbank heidICON zur Verfügung, die dafür genutzt werden sollte, so der Konsens zwischen den Kolleg:innen der verschiedenen altertumswissenschaftlichen Sammlungen unserer Universität. Das erforderte jedoch zunächst den Abgleich, das „Matching“, mit den in heidICON verfügbaren Datenfeldern zur Befüllung. Jeweils sammlungsintern erhobene Daten – in unserem Fall Spalten der Exceltabelle wie „Material“, „Herkunft“ etc. – mussten in mehreren Gesprächen mit zuständigen Kolleg:innen zunächst ihr Äquivalent in der Online-Bilddatenbank finden. Die dortigen Felder haben zudem unterschiedliche Anforderungen, so kann teilweise flexibel befüllt werden („Freitextfelder“), teilweise werden Normdaten (Deskriptoren) verlangt. Diese dienen dazu, Begriffe zu vereinheitlichen, damit nicht für dieselbe Sache verschiedene Termini und Schreibweisen verwendet werden, welche systematisches Suchen erschweren. Im Grunde geht es dabei also um ein kontrolliertes Vokabular, auf das man bei der Erfassung von Daten zurückgreift, was für uns bedeutete, dass z.B. Orts- und Personennamen oder Gattungsbezeichnungen für Techniken und Formen angepasst werden mussten. Erst im letzten Schritt konnte dann unsere entsprechend überarbeitete Exceltabelle in heidICON importiert und konnten die darin enthaltenen Metadaten mit den Fotos der Objekte verknüpft werden.

Der erste Datenimport beinhaltete 1.000 originale Objekte, die nun online verfügbar sind. Es handelt sich dabei um gut erforschte und publizierte Stücke, zu denen also Informationen und Fotos bereits vorhanden waren und nur in die richtige Form hatten gebracht werden müssen. Anders sieht es mit den verbleibenden 8.000 Objekten aus, zu denen weniger oder gar keine Informationen vorliegen und die zunächst noch fotografiert werden müssen. Strenggenommen müsste hier die Forschung dem Onlinestellen vorangehen, damit belastbare Angaben zu den Objekten online erscheinen können. Da das jedoch Jahre oder Jahrzehnte Verzögerung bedeuten würde, ist die möglicherweise sinnvollere Variante, Fotos der Objekte auch ohne viele Zusatzinformationen in heidICON verfügbar zu machen, um vielleicht auf die „Swarm Intelligence“ – das Wissen der Masse – zu setzen. Mit anderen Worten, was wir nicht selbst leisten können, können vielleicht Andere. Zwar lassen sich die Objekte ohne Metadaten für Außenstehende auch nicht systematisch Suchen, jedoch können Wissenschaftler:innen aus der ganzen Welt bei Interesse dennoch einen (ungeordneten) Einblick in die Bestände der Sammlung erhalten und möglicherweise auch zufällig auf Stücke stoßen, die ihre eigenen Forschung betreffen. So könnten – langfristig gedacht – neue Forschungsergebnisse generiert werden, was jedenfalls nicht der Fall wäre, wenn die Objekte unbekannt in Magazinschränken schlummern. Insofern kann „Digitalisierung“ auch die Produktion ungeordneter digitaler Daten meinen.

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Digitalisierung von Archivmaterial

Parallel zur Erfassung der Originalobjekte in Excel haben die Sammlungshilfskräfte zudem alle vorhandenen Karteikarten gescannt. Sie werden zusätzlich zu den Objektfotos über heidICON online gestellt, um sämtliche verfügbaren Informationen transparent zu machen. Andere Dokumente wie Inventarbücher und Korrespondenzen sind zur internen Verwendung gescannt worden. Unwissentlich haben wir mit diesen Vorarbeiten 2018 und 2019 die Sammlungsarbeit im Coronajahr 2020 erheblich erleichtert: Ohne die digitalisierten Unterlagen wäre die Arbeit im Homeoffice undenkbar gewesen.

Nächste Schritte sind die Veröffentlichung der gescannten Karteikarten und Fotos zu den rund 1.200 großformatigen Gipsabgüssen der Antikensammlung auf heidICON. Diese sind glücklicherweise bereits in einer internen Datenbank erfasst, der mehrere Jahre Arbeit zugrundeliegen und aus der die Basisdaten in Excel exportiert, für heidICON mit Normdaten aufbereitet und dort importiert werden können. Allerdings stellt sich bei der Erfassung der Abgüsse das typische Problem von Kopien: Welche Angaben sollen such- und filterbar sein, die der Kopie oder die des originalen Vorbildes? Das heißt, gibt man in den Hauptdatenfeldern die Datierung des Originals z.B. aus klassischer Zeit oder die Herstellung des Abgusses z.B. im 19. Jahrhundert an? Soll als Material der Gips der Kopie oder der Marmor des Originals auffindbar sein? Sollen bei Suchanfragen das Original oder Abguss im Vordergrund stehen? Dahinter steht also die Frage der Wertung von Kopien: Betrachtet man sie als eigenständige Werke oder als Kopien, deren werkeigene Informationen unwichtig sind?

All diese Aspekte müssen bei der systematischen Erschließung jeglicher Reproduktionen, z.B. auch von zweidimensionalen Bildwerken wie Fotos, im Voraus bedacht und geklärt werden. Sie zeigen einmal mehr, wie komplex die Digitalisierung als Prozess ist. In der Antikensammlung der Uni Heidelberg hat der Digitalisierungsprozess von der ersten digitalen Erfassung der originalen Objekte bis zur Onlinepräsentation von nur 1.000 originalen Stücken ganze zweieinhalb Jahre gebraucht. Man kann erahnen, wieviel mehr Zeit weitere 8.000 originale Objekte und 1.200 großen Abgüsse noch brauchen werden, bis sie über heidICON zu finden sein werden und damit der Forschung barrierefrei zur Verfügung stehen.

(Eine ausführliche Version dieses Beitrags wird auf Englisch unter dem Titel “Digitising from Scratch: An Example from the Practise of a University Collection” in dem Band zur Konferenz “Digitizing Heritage” erscheinen.)

[ Alle Bilder stammen von Polly Lohmann und unterliegen dem Urheberrecht. ]

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